Автоматизация проведения любых процессов на предприятиях любого рода давно стала обычным делом. Никому не нравится выполнять долгую и трудную монотонную работу – поэтому человек всегда стремился к тому, чтобы эту работу за него делали другие. И, хотя участие человека по-прежнему является решающим фактором во многих сферах деятельности, нам уже трудно представить современный мир без автоматов.
На производствах машины выполняют широкий спектр работ – от манипуляций с тяжёлыми грузами, их фасовки и упаковки, до ведения бухгалтерского учёта. Последний является не менее (а то и более) сложной работой, так как человеческий мозг порой попросту не в состоянии работать с огромными массивами чисел, номеров, заказов и.т.д. В первую очередь, это касается наиболее крупных предприятий – чем больше грузооборот, тем больше волокиты и, соответственно, тем острее перед руководством становится вопрос об автоматизации системы учёта.
Загрузка ...
Для чего же автоматизировать данный процесс? Почему использование старых методов учёта, вроде ведения таблиц и журналов, больше не является целесообразным? Попробуем разобраться.
Автоматизированная система учёта (АСУ) – необходимость или излишество?
- Для начала, следует отметить, что основополагающим и совершенно необходимым элементом любой системы, работающей с данными, является точность. В таком деле, как учёт товаров на крупном складе (и с крупными ценами) – точность абсолютная. К сожалению, ни один человек, или даже группа людей, не могут гарантировать предприятию обеспечение такой точностью. Что если сотрудник, занимающийся приёмом товаров, заболеет? Что если кладовщик, отвечающий за размещение товаров на складе, пропустит в длинном списке наименований одну или две строчки? Можно ли обвинять кого-то за подобную оплошность? Ведь человеческие возможности довольно ограничены, в то время как машина никаких подобных стеснений не испытывает. Она не болеет, не имеет семьи и родственников, не устаёт, не ворует – иным словом, является идеальным производительным работником для любого предприятия.
- Таким образом, одной из главных причин внедрить автоматизированный учёт товаров на складе является возможность значительно сократить негативное влияние человеческого фактора. Разумеется, машина не может работать одна – для её функционирования по-прежнему нужны будут один или несколько операторов, однако их непосредственное влияние на имущество предприятия значительно снизится. К тому же, постоянно дополняемая и обновляемая база данных позволит руководству напрямую контролировать количество продукции, что позволит избежать воровства и порчи.
- Второй важной причиной автоматизации является ускоренный документооборот. По сути, он напрямую связан с указанным выше человеческим фактором; так как при заполнении большого объёма бумаг – описей, смет, спецификаций и других учётных документов – велика вероятность допустить ошибку, вне зависимости от квалификации и опыта сотрудника.
- Автоматизация же гарантирует грамотное и значительно более быстрое оформление любых складских документов, их учёт и хранение в базе данных, а также отправка в бухгалтерию и руководству (о чём часто забывают загруженные работой сотрудники).
- Система считывает данные с электронных весов и штрих-кодов, одновременно занося всю полученную информацию в базу. Это позволяет работать с любым количеством наименований, одновременно составляя документы на каждое из них, что поможет значительно упростить работу с поставщиками и заказчиками.
- Также система позволяет чаще и быстрее производить инвентаризацию имущества с составлением всех необходимых актов и ведомостей. Воспользовавшись программой, их сможет заполнить любой ответственный сотрудник, даже не прибегая к помощи бухгалтерии.
- Разумеется, наведение порядка в документации подразумевает наведение порядка и на самом складе. Способствует этому переход на адресную систему хранения – говоря коротко, она подразумевает разделение всего рабочего пространства на специальные зоны, полностью отвечающие отведённым им «ролям». Так существуют рабочие зоны для приёмки товара, для его размещения и складирования, для фасовки и тарирования, для отпуска и погрузки и.т.д. Также зоны могут делиться на несколько участков в зависимости от особенностей товаров, с которым проводятся работы, сроков поставки и хранения, приоритета срочности и пр.
| № | Полезная информация |
|---|---|
| 1 | Таким образом, третьим пунктом нашего списка является оптимизация пространства склада. Каждая зона оснащается соответствующим оборудованием для работы с грузом – например, стеллажами и поддонами; после этого зоны разбивают на ячейки, каждой из которых присваивается свой номер, который ставится либо на специальной табличке, либо прямо на полу. Таким образом, можно отследить местоположение любого товара на складе по адресу ячейки, в которой он хранится или обрабатывается |
| 2 | Это невероятно удобно – особенно, если речь идёт о крупных складах и крупных объёмах грузов. К тому же, значительно расширяются возможности для сортировки – кладовщик всегда может определить груз на долгом размещении подальше, а товары быстрого оборота, напротив, ближе к зонам упаковки и отпуска. Это также повышает производительность и пропускную способность склада |
- Взаимодействие с единой системой учёта также является одной из важных причин внедрения автоматизации на предприятии. В крупных фирмах подобные системы давно внедряются на всех уровнях управления, что позволяет обеспечивать полный контроль за всеми сферами его деятельности со всей возможной оперативностью.
- Если говорить конкретно о складе, внедрение единой системы позволит обеспечить доступ к необходимым данным руководителю и менеджерам других подразделений в оперативном режиме (в зависимости от имеющихся прав доступа), составлять отчёты о текущем грузообороте и всех процессах, происходящих внутри склада.
- Данная функция особенно полезна при наличии не одного, но нескольких складах, особенно если они находятся в разных городах и/или оформлены на разных юридических лиц. В таком случае внедрение единой системы является едва ли не обязательным – иначе у руководителя попросту не хватит данных для обеспечения должного уровня контроля по всем складам, торговым точкам и юридическим лицам.
- Однако, создание уникальной кооперативной системы учёта по карману не каждой фирме. Для малых предприятий предусмотрено множество систем, работающих в режиме онлайн, позволяющих с лёгкостью решать любые стандартные задачи, а также отличающихся простотой освоения и богатым функционалом.
- Как уже было упомянуто выше, при использовании автоматических систем руководитель получает полный контроль над различными сферами деятельности своего предприятия. В чём конкретно он заключается? Разумеется, он подразумевает наблюдение за количеством и качеством составляющих всех торговых запасов и технических ресурсов, управление оборотами и неликвидными грузами, осуществлением хранения в соответствии со сроками действия товаров, степени оборота и приоритета важности.
- Помимо этих, существует множество других параметров, своевременный анализ которых позволит обеспечить как стабильное снабжение заказчиков продукцией при минимальной загруженности склада, так и контроль за деятельностью каждого сотрудника, работающего на складе.
- Предельная простота и широкий функционал системы позволит осуществить быстрый поиск необходимого товара даже тем, кто не имеет тесного знакомства с компьютерами. Таким образом, можно свести к минимуму недостачи товара – в связи с кражами или ошибками персонала, вовремя проводить сортировку и инвентаризацию и.т.д.
- Также значительно упрощается работа с документами, а также их хранение в базе данных – это же касается бухгалтерских отчётов, актов, смет и прочих бумаг. Доступ к базе обеспечивает доступ и к любому хранящемуся в ней документу любого срока давности на любом складе (если их несколько) в режиме онлайн.
Таким образом, автоматизированный учёт товаров на складе совершенно необходим для работы на крупных предприятиях, и предпочтителен для использования на предприятиях средних и малых размеров. Внедрение подобной системы является большим шагом для развития фирмы, значительно повысив уровень контроля, сократив расходы на выполнение большого объёма ненужной работы и снизив негативное влияние человеческого фактора.
Загрузка...